Cela peut arriver : l'assemblée de copropriété est convoquée depuis des semaines, l'avis de convocation a été dûment remis, les copropriétaires se sont libérés d'autres engagements et, ponctuellement, se présentent pour discuter des budgets, des travaux ou des rendez-vous. Mais au dernier moment la nouvelle arrive : l'administrateur ne pourra pas être présent. Que faire, tout reporter ou continuer quand même ? Essayons de comprendre davantage.
L'administrateur n'est pas indispensable à la validité de la réunion
Le premier point à préciser est que la réunion ne perd pas sa validité si le directeur n'y participe pas.
Les articles 66 et 1136 du Code civil, qui réglementent respectivement la convocation et la validité des résolutions, ne lient en aucune manière la régularité de la réunion à la présence de l'administrateur. La loi exige seulement que la convocation soit faite dans le délai légal, au moins cinq jours avant la date fixée, que le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour soient indiqués, et que le quorum requis soit atteint (sur première ou deuxième convocation). Si ces conditions sont respectées, la réunion peut avoir lieu régulièrement, même en l'absence de l'administrateur.
Le rôle du directeur dans l'assemblée
Il est important de rappeler que l’administrateur n’est pas un organe délibérant de la copropriété. Son rôle, au sein de l'assemblée, est de rendre compte de l'avancement de la gestion, d'apporter des précisions comptables ou techniques et de dresser un procès-verbal. Les décisions appartiennent toutefois exclusivement aux copropriétaires. En l'absence de l'administrateur, l'assemblée peut encore désigner un président et un secrétaire, choisis parmi les présents, chargés de diriger la séance et d'en dresser le procès-verbal. Ce dernier aura pleine valeur, à condition qu'il soit signé par le président et le secrétaire désignés.
Quand l’assemblée peut encore se réunir
En pratique, l’absence de l’administrateur ne constitue pas un obstacle insurmontable. Si l'ordre du jour concerne des questions simples ou ordinaires, telles que la nomination de représentants, la discussion du règlement intérieur ou le partage d'informations, la réunion peut se dérouler sans problème.
Par ailleurs, si, même si l'administrateur a lui-même convoqué l'assemblée, il ne peut y participer pour des raisons de santé ou des engagements soudains, il n'est pas nécessaire de convoquer à nouveau l'assemblée : la convocation reste valable et l'assemblée peut encore décider.
En effet, selon certaines décisions (dont celle du Tribunal de Milan du 27 mai 2010), l'absence de l'administrateur n'affecte pas la validité des résolutions, à moins qu'il ne soit démontré que son absence a empêché les copropriétaires de comprendre ou de discuter de manière adéquate un sujet complexe.
Quand est-il préférable de reporter
Le cas est différent lorsqu'il y a des points à l'ordre du jour qui nécessitent la présence active de l'administrateur. Par exemple: l'approbation du rapport annuel, pour lequel son rapport et la possibilité de clarifier les données budgétaires sont nécessaires, la discussion des travaux extraordinaires ou des estimations préparées par le directeur lui-même, la révocation ou la reconfirmation du mandat, auquel cas la personne directement concernée doit pouvoir répondre à d'éventuels litiges.
Dans ces cas, la majorité des copropriétaires peut décider de reporter la réunion en justifiant son choix dans le procès-verbal. Il s’agit toutefois d’une décision d’opportunité et non d’une obligation légale.
